Il modulo AI Virtual Assistant è uno strumento avanzato che consente di automatizzare la comunicazione con i tuoi ospiti, rispondendo ai loro messaggi in modo rapido, preciso e personalizzato, 24 ore su 24, 7 giorni su 7. Grazie all’intelligenza artificiale, potrai migliorare l’esperienza dei tuoi clienti e ottimizzare la gestione delle prenotazioni.
Acquisto modulo
Acquisto modulo
Per utilizzare il modulo AI occorre procedere prima all'acquisto, se già non incluso nel proprio canone.
Puoi andare su my.vikey.it nella sezione Shop e selezionare il modulo di interesse e abilitarlo sui profili richiesti.
Il canone è di €9,90 + I.V.A. al mese cad.
Configurazione iniziale
Configurazione iniziale
In questa sezione ti guideremo alla creazione e configurazione del tuo assistente virtuale
Glossario
Glossario
Modalità Q&A | In questa modalità l'assistente risponderà in base alle FAQ create nella sezione dedicata |
Modalità File | In questa modalità l'assistente risponderà in base al contenuto del file caricato - (file supportati: file di testo, .txt, pdf, word) |
Risposta con conferma | Dovrai confermare i messaggi generati dall'AI prima di confermarli e inviarli all'ospite* |
Risposta autonoma | L'assistente risponderà autonomamente senza passare prima per te |
Non apprende | In questa modalità l'assistente non potrà apprendere da te e aggiornare le risposte |
Apprende | In questa modalità l'assistente utilizzerà i messaggi selezionati da te per aggiornare la propria base di conoscenza |
Disabilita | Disabilita le risposte dell'assistente |
Abilita | Attiva l'assistente |
* consigliamo di utilizzare questa funzionalità per il primo periodo di utilizzo così da permettere all'assistente di migliorare la propria base di conoscenza
Creazione nuovo assistente
Creazione nuovo assistente
Per creare un assistente virtuale devi andare su my.vikey.it, cliccare su Amministrazione, Assistenti e poi su Aggiungi assistenti
Una volta cliccato su Aggiungi assistenti puoi scegliere se seguire il nostro configuratore, che ti guiderà passo passo nella creazione così da non rischiare di perdere qualche passaggio, o procedere in autonomia.
Ti consigliamo di seguire il percorso guidato se è la prima volta che aggiungi un assistente AI.
Se hai scelto la configurazione in autonomia dovrai procedere manualmente nella scelta della knowledge base per il tuo AI e l'associazione sia all'appartamento che ai canali per rispondere.
Caricamento della Knowledge base
Caricamento della Knowledge base
La knowledge base del tuo Assistente Virtuale AI è la base di conoscenza necessaria che verrà utilizzata per rispondere ai messaggi che ti invierà il tuo Guest.
Preparare un buon file di testo o prevedere delle domande standard ricorrenti, quali a che ora posso fare il check-in, è presente un parcheggio in zona, con le relative risposte, ti aiuterà a dare un pronto servizio ai tuoi ospiti con una risposta rapida e chiara, anche se dovessero scrivere di notte.
Puoi scegliere diverse base di conoscenza da cui partire:
1) Modalità Q&A - domande e risposte (FAQ) create da te o le nostre di default
2) Modalità carica un file - inserirai dentro la dashboard Vikey un file con tutte le istruzioni del caso
3) Modalità carica un file e crea FAQ - potrai aggiungere in aggiunta al file delle domande così da ampliare la conoscenza del tuo assistente
Modalità Q&A
Modalità Q&A
In questa modalità puoi creare tu stesso delle FAQ, domande e risposte, che verranno utilizzate dal tuo assistente virtuale.
Quando crei una domanda puoi utilizzare i vincoli, altro non sono che gli stati delle prenotazioni. Se ad esempio scegli di inserire il vincolo "confermato", la risposta, in caso di check-in confermato, sarà quella che hai scritto
Il vincolo sullo stato delle prenotazione consiste nel decidere, in base al cliente se ha fatto il check in online o meno, come deve rispondere l'assistente. Più associare a una domanda più vincoli e personalizzare la risposta in base a questi.
Modalità carica file
Modalità carica file
Se hai già un tuo file con scritto le regole della casa, istruzioni, suggerimenti o altro, puoi scegliere di utilizzarlo come base di conoscenza del tuo assistente virtuale.
Per caricare un file puoi andare all'interno dell'assistente e cliccare su "carica un file".
In questo modo l'assistente genererà delle domande e delle risposte in base alle informazioni presenti sul file.
I file compatibili sono pdf, file di testo txt, word.
Modalità carica file e genera FAQ da file
Modalità carica file e genera FAQ da file
Se vuoi hai la possibilità di utilizzare sia la funziona carica file così che il tuo assistente abbia già una base di conoscenza a cui far riferimento e aggiungere delle FAQ mirate non presenti sul file. Per farlo ti baserà scorrere in basso e cliccare su aggiungi FAQ.
Mi raccomando, è importante fare attenzione ai vincoli delle prenotazioni per impostare la risposta giusta in base allo stato delle prenotazioni.
Il vincolo sullo stato delle prenotazione consiste nel decidere, in base al cliente se ha fatto il check in online o meno, come deve rispondere l'assistente. Più associare a una domanda più vincoli e personalizzare la risposta in base a questi.
Potrai modificare o integrare le risposte suggerite dall’assistente per adattarle al tuo stile comunicativo.
Associazione canali
Associazione canali
Puoi scegliere su quali canali far intervenire il tuo assistente virtuale: WhatsApp, Airbnb, Expedia, Booking.
Se utilizzi il nostro Channel Manager potrai attivare l'assistente su tutti i canali di vendita associati.
Se crei l'assistente seguendo il nostro configuratore ti basterà seguire gli step indicati senza problemi. Se invece hai scelto di creare in autonomia il tuo assistente dovrai selezionare dal menù di destra l'appartamento su cui hai attivato il tuo assistente
e attivare il flag sui canali su cui vuoi che intervenga
una volta selezionato ricorda di cliccare sul pulsante salva
Vedrai poi colorata di azzuro l'icona del canale attivato
Modalità di funzionamento
Modalità di funzionamento
In questa sezione ti spiegheremo tutte le modalità di funzionamento del tuo assistente virtuale.
Abilita/disabilita assistente
Abilita/disabilita assistente
Una volta che hai creato il tuo assistente virtuale e correttamento associato all'appartamento e ai canali sui quali dovrà intervenire, è necessario cliccare sul pulsante Abilita così da mandare online l'assistente.
Viceversa se desideri che il tuo assistente non intervenga più nelle risposte ti baserà cliccare sul pulsante Disabilita.
Qui puoi attivare o disattivare l'assistente
Risposta con conferma
Risposta con conferma
In questa modalità tutti i messaggi generati dal tuo assistente necessiteranno di una conferma prima di essere inviati sul canale prescelto, riceverai una notifica ed una mail a riguardo
Nella sezione Messaging troverai la risposta pronta per essere approvata, migliorata o scartata:
Quando approvi una risposta sarà in verde mentre quando la scarti sarà in rosso.
Risposta autonoma
Risposta autonoma
In questa modalità l'assistente risponderà in automatico sul canale prescelto nel caso esso abbia una risposta valida, in caso contrario riceverai una notifica ed una mail a riguardo, il tuo assistente si scollegerà dalla risposta automatica, tutte le risposte successive del tuo assistente sulla conversazione in questione necessiteranno una conferma, potrai comunque riattivare l'assistente nella conversazione in questione in caso volessi farlo, e ritornerà a rispondere in modalità autonoma.
Apprende
Apprende
In questa modalità l'assistente utilizzerà i messaggi selezionati da te per aggiornare la base di conoscenza
Questa funzionalità è molto importante in quanto più utilizzi la modalità apprende e più migliorerà la qualità delle risposte del tuo assistente virtuale.
Non apprende
Non apprende
In questa modalità non potrai selezionare messaggi scambiati per aggiornare la base di conoscenza.
Apprendimento e miglioramento: l'assistente è dotato di una funzione di apprendimento continuo che gli permette di migliorare le risposte nel tempo, adattandosi alle tue esigenze e allo stile comunicativo preferito.
Suggerimenti e domande frequenti
Suggerimenti e domande frequenti
Qui ti daremo dei consigli su come generare le domane e le risposte.
Posso abilitare l'assistente per più appartamenti e più canali contemporaneamente?
Posso abilitare l'assistente per più appartamenti e più canali contemporaneamente?
Si certamente, se hai il nostro channel manager ad esempio, e hai collegato più appartamenti e più canali OTA, puoi usare lo stesso assistente per rispondere.
Posso attivare l'assistente solo in una determinata fascia oraria?
Posso attivare l'assistente solo in una determinata fascia oraria?
No, l'assistente non può essere attivato a fasce orarie.
Se nel file caricato ci sono immagini, l'assistente le invia ai clienti?
Se nel file caricato ci sono immagini, l'assistente le invia ai clienti?
No, l'assistente genera le domande e le risposte dal file ma se hai delle immagini, non viene recepita l'informazione.
Posso avere un esempio di domanda e risposta?
Posso avere un esempio di domanda e risposta?
Qui hai un esempio di domanda corretta:
D: Posso arrivare dopo le 17?
R: Ciao ##Guest-name##, il check in è possibile dalle ore ##Checkin-time##.
Ti consigliamo di usare i tag in modo tale che nella risposta vengano inserite le informazioni della prenotazione.
Puoi consultare la lista dei tag nel seguente riquadro:
Cos'è un vincolo sullo stato della prenotazione?
Cos'è un vincolo sullo stato della prenotazione?
Quando generi una Faq e una risposta, il vincolo sullo stato delle prenotazione consiste nel decidere, in base al cliente se ha fatto il check in online o meno, come deve rispondere l'assistente.
Esempio:
D: a che ora posso fare il check in?
R con vincolo stato confermato della prenotazione: Ciao ##Guest-name##, il check in è possibile dalle ore ##Checkin-time##.
R con vincolo stato "non eseguito" della prenotazione: Ciao ##Guest-name##, una volta completato il check in online, riceverai un link per accedere dalle ore ##Checkin-time##
NB: quando generi le domande e le risposte, presta molta attenzione ai vincoli, altrimenti l'assistente non risponderà a quella domanda fatta dal cliente se il vincolo non è selezionato.
Come elimino un assistente?
Come elimino un assistente?
Per eliminare un assistente devi andare in amministrazione > assistenti > selezioni l'assistente e clicca sull'icona del cestino.
Monitoraggio e assistenza
Monitoraggio e assistenza
Ti consigliamo di monitorare l’attività del modulo nelle prime fasi e di contattare il supporto in caso di dubbi o problemi.