Da martedì 15 dicembre Vikey non permette più di avere due soggiorni sulle stesse notti nello stesso alloggio. Cambiano tre cose:
Dalla dashboard non puoi più salvare una prenotazione su notti già occupate.
Dai canali (Airbnb, Booking.com e altri, tramite channel manager o gestionale) la prenotazione in conflitto arriva comunque, ma resta bloccata: l'ospite non riceve link né codici finché non risolvi.
Pulizie e tecnici hanno un nuovo tipo di prenotazione, Manutenzione/pulizia, senza check-in e senza comunicazioni alle autorità.
Cosa fare subito: prima del 15 dicembre controlla il calendario e risolvi eventuali overbooking già presenti (vedi la sezione "Cosa fare prima del 15 dicembre").
Quando due prenotazioni si sovrappongono
Due prenotazioni sono in conflitto quando sono sullo stesso alloggio e hanno almeno una notte in comune.
Non sono mai in conflitto:
il cambio nello stesso giorno: un ospite fa check-out e il successivo fa check-in la stessa giornata;
le prenotazioni cancellate;
le prenotazioni di manutenzione/pulizia.
Quale prenotazione resta valida
Resta valida la prenotazione effettuata per prima. Conta il giorno in cui l'ospite ha prenotato, non il giorno di arrivo.
Esempio
Ospite | Ha prenotato il | Notti | Risultato |
Rossi | 1 ottobre | dal 10 al 14 novembre | Valida |
Bianchi | 5 ottobre | dal 12 al 15 novembre | In conflitto: le notti del 12 e 13 sono già di Rossi |
Verdi | 6 ottobre | dal 14 al 17 novembre | Valida: arriva il giorno in cui Rossi parte |
Bianchi è in conflitto perché ha prenotato dopo Rossi e condivide con lui due notti. Verdi invece non crea problemi: il 14 Rossi esce e Verdi entra, è un normale cambio nello stesso giorno.
Prenotazioni inserite dalla dashboard
Questa sezione riguarda le prenotazioni che crei tu a mano in Vikey.
Quando crei una prenotazione, oppure ne cambi l'alloggio o le date, Vikey controlla subito che le notti siano libere. Se non lo sono, la prenotazione non viene salvata e compare il messaggio "Prenotazione duplicata".
Puoi sempre modificare le altre informazioni di una prenotazione, come nome o telefono dell'ospite: il controllo scatta solo quando cambiano alloggio o date.
Se compare "Prenotazione duplicata"
Controlla nel calendario quale prenotazione occupa già quelle notti.
Scegli la soluzione giusta:
se hai sbagliato le date, correggile;
modifica la prenotazione cambiando data/orario di check-in/outse è un doppione della stessa prenotazione, cancellalo;
se in realtà devono entrare pulizie o tecnici, crea una prenotazione di manutenzione/pulizia (vedi la sezione dedicata).
Prenotazioni da channel manager e gestionali
Questa sezione riguarda le prenotazioni che non inserisci tu a mano, ma che arrivano in automatico da Airbnb, Booking.com o altri portali tramite il tuo channel manager, gestionale (PMS) o booking engine.
Queste prenotazioni vengono sempre create, perché il portale le ha già confermate all'ospite. Se però si sovrappongono a una prenotazione fatta prima, Vikey le mette in stato check-in "Bloccata" e ti invia un'email di overbooking. L'email arriva anche se per quella prenotazione hai disattivato l'invio delle email.
Cosa succede finché la prenotazione è bloccata
Per chi | Cosa succede |
Tu (host) | Non puoi attivare il check-in online su quella prenotazione. |
Ospite | Non riceve nessun messaggio automatico (email, SMS, WhatsApp e altri canali): niente link di check-in e niente codici di accesso. |
Ospite | Se apre comunque il link del check-in, non riesce ad andare avanti in nessun passaggio. |
Ospite | Se chiede all'assistente AI, riceve risposta che il check-in è bloccato e di contattare l'host. |
Come si sblocca
Lo sblocco è automatico. Appena il conflitto sparisce, la prenotazione torna normale e il check-in riparte, senza fare nulla in Vikey. Il conflitto sparisce quando:
cancelli una delle due prenotazioni;
sposti una delle due su date libere;
il portale aggiorna le date della prenotazione.
Per sbloccare la prenotazione in overbooking ti basta modificare data e orario sia di check-in che di check-out in modo che non vada in conflitto con le altre prenotazioni
Attenzione: i messaggi saltati non vengono rinviati
I messaggi automatici che dovevano partire mentre la prenotazione era bloccata non vengono inviati dopo lo sblocco. Se risolvi il conflitto a ridosso dell'arrivo, invia all'ospite il link del check-in manualmente.
Prenotazioni di manutenzione/pulizia
È un nuovo tipo di prenotazione per chi deve entrare nell'alloggio senza essere un ospite: imprese di pulizia, tecnici, manutentori. Serve solo a dare accesso alla struttura.
Come si attiva
Quando crei la prenotazione dalla dashboard, attiva l'opzione "Prenotazione di manutenzione/pulizia".
Cosa fa
Nessun check-in online: la prenotazione è già pronta, non vengono chiesti documenti, contratto o pagamenti.
Nessuna comunicazione alle autorità: non viene inviata ad Alloggiati Web, Ricestat, ISTAT Sicilia, ISTAT Trento, SES Hospedajes (Spagna) e Ubyport (Repubblica Ceca).
Nessun conflitto: si può sovrapporre a un soggiorno, per esempio per una pulizia durante una permanenza lunga, e non blocca le prenotazioni degli ospiti.
Limite
L'opzione è disponibile solo per le prenotazioni create in Vikey. Una prenotazione arrivata da channel manager o gestionale non si può trasformare in manutenzione/pulizia: se ci provi compare il messaggio "Non puoi segnare come manutenzione/pulizia una prenotazione arrivata da integrazione o channel manager".
Consiglio: registra sempre le pulizie con questa opzione, così non occupano il calendario degli ospiti e non generano schedine in Questura.
Cosa fare prima del 15 dicembre
Il 15 dicembre le sovrapposizioni già presenti in calendario verranno bloccate subito, senza email di avviso. Gli ospiti coinvolti non riceveranno link né codici finché non risolvi.
Per evitarlo:
Apri il calendario e controlla le prossime settimane, alloggio per alloggio.
Cerca soggiorni che condividono almeno una notte sullo stesso alloggio.
Per ogni sovrapposizione, cancella o sposta la prenotazione sbagliata.
Se una delle due è in realtà una pulizia inserita in Vikey, trasformala in prenotazione di manutenzione/pulizia.
Domande frequenti
Ho un check-out e un check-in nello stesso giorno: Vikey me lo blocca? No. Il cambio nello stesso giorno è normale e non conta come sovrapposizione.
Due prenotazioni sono in conflitto: quale resta valida? Quella fatta per prima, guardando il giorno in cui l'ospite ha prenotato e non il giorno di arrivo.
Ho ricevuto un'email di overbooking: cosa devo fare? Una prenotazione arrivata dai portali si sovrappone a un'altra. Cancella o sposta una delle due: la prenotazione si sblocca da sola. Se l'arrivo è vicino, invia il link del check-in a mano.
Devo sbloccare io la prenotazione in Vikey? No. Appena il conflitto sparisce, lo sblocco è automatico.
Posso trasformare in pulizia una prenotazione arrivata da Airbnb o Booking.com? No. L'opzione manutenzione/pulizia vale solo per le prenotazioni create in Vikey.
Una pulizia durante un soggiorno lungo blocca la prenotazione dell'ospite? No. Le prenotazioni di manutenzione/pulizia possono sovrapporsi ai soggiorni senza creare conflitti.
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