Integrazioni - guida al collegamento del proprio portale per importare tutte le prenotazioni in Vikey e risoluzione dei problemi

Dove trovare i codici e i problemi tipici di ogni gestionale sono nel suo articolo:

È normale: le prenotazioni arrivano in Vikey da 60 a 120 minuti dopo che sono state create nel gestionale.

Se l'ospite arriva a breve, falla arrivare subito: Amministrazione › Integrazioni, clicca la card dell'integrazione, poi Importa prenotazioni in alto. Quando compare Operazione completata la prenotazione arriva in pochi istanti e l'ospite riceve le comunicazioni.

Se dopo 2 ore non c'è ancora, controlla le domande qui sotto.

Apri la card dell'integrazione e cerca l'appartamento: se la riga è grigia con Nessun collegamento attivo! l'appartamento non è collegato. Clicca Aggiungi integrazione sulla riga, scegli l'appartamento Vikey e Salva (capitolo 4). Poi clicca Importa prenotazioni.

Guarda la card dell'integrazione in Amministrazione › Integrazioni:

L'autorizzazione Airbnb non vale più, di solito perché hai cambiato le credenziali Airbnb o aggiunto nuovi annunci. Non eliminare l'integrazione: clicca leggi come sbloccare l'integrazione Airbnb sulla card e segui la procedura (capitolo 7 o articolo).

Si sovrappone a un'altra prenotazione dello stesso appartamento: Vikey la crea comunque (il portale l'ha già confermata), ma blocca il check-in e ti manda un'email di overbooking. Finché è bloccata l'ospite non riceve messaggi e non può completare il check-in.

Si sblocca da sola quando il conflitto sparisce: cancella una delle due prenotazioni o spostala su date libere. I messaggi saltati non vengono reinviati: se l'arrivo è vicino, manda tu il link di check-in. Dettagli.

Le ricevi sia da Airbnb collegato direttamente sia dal tuo Channel Manager. Sull'integrazione del Channel Manager, in ogni collegamento, spunta Non aggiungere prenotazioni che provengono da questi channel › Airbnb (capitolo 7). I doppioni creati durante la prima configurazione vanno cancellati a mano; dopo non se ne creano più.

Le opzioni del collegamento valgono solo per le prenotazioni che arrivano dopo la modifica. Per quelle già presenti apri la singola prenotazione e cambia l'opzione nella scheda Check-in online.

Amministrazione › Integrazioni, apri la card, clicca Modifica sulla riga dell'appartamento e, sotto Invia documenti, spunta o togli Richiedi foto documento ospite principale e Richiedi foto documento ospiti aggiuntivi. Con solo Invia documenti attivo l'ospite inserisce i dati senza foto.

Clicca Modifica sulla riga dell'appartamento, togli la spunta a Abilita comunicazione email e Salva. Vale per le nuove prenotazioni; per quelle già presenti disattiva l'email nella singola prenotazione.

Vikey sta leggendo l'elenco dal gestionale: può servire fino a 1 ora. Poi clicca Aggiorna appartamento. Se è ancora vuoto, contatta l'assistenza.

Dopo il collegamento Vikey legge l'elenco degli appartamenti del gestionale (fino a 1 ora). Ora abbini ognuno al suo appartamento Vikey.

💡 Per trovare un appartamento usa Ricerca per appartamento e i filtri Filtra per strutture associate / non associate. Per cambiare le opzioni clicca Modifica sulla riga.

⚠️ Elimina sulla riga scollega subito l'appartamento, senza chiedere conferma.

Alcuni gestionali offrono più modalità (ROOMS = camere, PROPS = annunci/strutture, CHANNEL, ROOMTYPE, UNITS): indicano come Vikey legge le unità del gestionale. In Vikey ogni unità è una camera o un appartamento reale, per questo, dove c'è, è consigliata PROPS: ogni annuncio del gestionale si collega al suo appartamento Vikey.

⚠️ La modalità cambia subito, senza conferma, e cambia l'elenco degli appartamenti. Su un'integrazione che già funziona chiedi all'assistenza prima di cambiarla.

Nella finestra Nuova integrazione (o Modifica) decidi cosa succede alle prenotazioni di quell'appartamento. La finestra parte sempre dai valori predefiniti: controlla ogni opzione prima di salvare.

Spunta Abilita comunicazione email e scegli quando inviare le email:

SMS e WhatsApp (Invia SMS remind, Invia WHATSAPP remind, Abilita comunicazione WhatsApp…) richiedono il modulo Messaging.

⚠️ Se togli la spunta a Abilita comunicazione email si spengono tutte le email sotto. È il modo per non inviare più email da questa integrazione.

Spunta Invia documenti perché l'ospite inserisca i dati. Poi scegli se chiedere anche le foto: Richiedi foto documento ospite principale, ospiti aggiuntivi, minorenni (no selfie). Con Nega caricamento da file l'ospite deve scattare la foto; Attiva verifica automatica documenti ospiti richiede il modulo Riconoscimento Biometrico dei Documenti.

Richiedono un account Stripe collegato all'appartamento: Richiedi pagamento soggiorno, Richiedi pagamento deposito cauzionale (modulo Deposito cauzionale automatico), Richiedi pagamento tassa di soggiorno (modulo Tassa Turistica e regole nella scheda Tasse). In Scegli per quale canale richiedere il pagamento scegli i portali; con Ribalta il costo della commissione sull'ospite la commissione la paga l'ospite.

L'ospite dovrà obbligatoriamente accettare il contratto per concludere il check-in richiede il modulo Contratti e almeno un contratto; puoi aggiungere Richiedi verifica OTP e Richiedi firma grafometrica. Richiedi dati di fatturazione chiede all'ospite i dati per la fattura.

Compaiono solo se il gestionale le supporta: Invia i dati degli ospiti una volta confermati al PMS/CM, Aggiorna lo stato della prenotazione sul PMS quando l'ospite entra in struttura, Invia i dati di fatturazione indietro al PMS/CM.

Ogni opzione vale solo per le prenotazioni che arrivano dopo il salvataggio. Per quelle già in Vikey apri la singola prenotazione e cambia l'opzione nella scheda Check-in online.

Le prenotazioni arrivano in Vikey da 60 a 120 minuti dopo essere state create nel gestionale.

💡 Dopo il clic il pulsante resta grigio per 1 minuto. Aggiorna appartamento invece rilegge l'elenco degli appartamenti: usalo quando ne aggiungi di nuovi nel gestionale.

Una prenotazione importata che si sovrappone a un'altra dello stesso appartamento viene creata ma Bloccata: niente check-in né messaggi finché non risolvi il conflitto. Vedi «Cosa faccio se…» (capitolo 2).

Se hai cambiato le credenziali Airbnb o aggiunto annunci, sulla card compare il badge rosso BLOCK e le prenotazioni non arrivano.

⚠️ Se completi l'abbinamento da solo rischi prenotazioni doppie e messaggi doppi agli ospiti.

Da ottobre 2023 Airbnb non passa più l'email dell'ospite ai Channel Manager: gli ospiti Airbnb che arrivano tramite il Channel Manager non ricevono le email di Vikey (tranne con Smoobu, Guesty, Lodgify, CiaoBooking e AvaiBook). Hai due soluzioni:

⚠️ Dopo l'eliminazione le nuove prenotazioni del gestionale non arrivano più in Vikey.