In questo video puoi vedere tutti i passaggi necessari per associare il tuo account del Portale Alloggiati Web in Vikey

Per poter collegare il Portale Alloggiati, è necessario disporre del Modulo che, se non ancora attivo, può essere selezionato nella sezione Moduli della propria dashboard.

E’ possibile disporne acquistando la versione inclusa all’interno del Bundle Check-In Online Starter Pack o acquistando il servizio come singolo modulo Alloggiati Web

Se non hai il modulo del portale alloggiati puoi seguire questa guida per l'attivazione: guarda qui

Per consentire il collegamento tra Vikey e il Portale Alloggiati Web, è necessario innanzitutto disporre delle credenziali fornite dalla propria questura di riferimento.

Un volta ottenute, si può procedere al collegamento seguendo questi step:

Vai all’interno della tua Dashboard su my.vikey.it, nella sezione Amministrazione > Burocrazia > Portale Alloggiati.

Clicca prima su Aggiungi inserendo le credenziali con cui si accede al Portale Alloggiati (Username e Password), insieme alla Chiave Web Service. Dopo aver salvato l’azione, bisognerà cliccare sul tasto Associa appartamenti. Bisognerà selezionare l’account appena creato dal menù a tendina e poi si dovrà inserire l’ID associato agli appartamenti.

Dove posso reperire la Chiave Web Service all’interno dell’area Portale Alloggiati Web?

Per reperire la Chiave Web Service, bisogna accedere all'area riservata del Portale Alloggiati Web (https://alloggiatiweb.poliziadistato.it/) utilizzando le proprie credenziali di accesso.

Una volta entrato nella propria area del Portale Alloggiati, nella sezione in alto a destra della “Pagina Iniziale” è possibile selezionare la voce inerente alla propria utenza e successivamente selezionare la voce “Chiave Web Service”. Da questa schermata puoi, selezionando il pulsante “Genera Nuovo Codice” generare un nuovo codice, una stringa alfanumerica. Si può a quel punto copiarla ed incollarla all’interno del campo richiesto sulla dashboard Vikey nella sezione Portale Alloggiati.

Dove posso reperire l’ID della mia struttura nell’area Portale Alloggiati Web?

Se per il proprio account Portale Alloggiati è registrato un solo appartamento, l’ID da inserire sarà “0”. Questo vale anche per chi deve associare l’ID di diverse camere nella stessa struttura. Se le camere si trovano all’interno della stessa struttura, l’ID da inserire per ognuna sarà “0”.

Nel caso si gestissero più appartamenti, nell’utenza "Alloggiati Web" sarà attiva la sezione "Appartamenti". Qui si può vedere l'elenco degli appartamenti cliccando alla voce Appartamenti e successivamente Elenco, dal menu presente nella barra di navigazione superiore all'interno dell’ area riservata del Portale della Polizia.

Apparirà così l'elenco degli appartamenti registrati su Alloggiati Web:

Dopo aver preso nota dell'ID di ciascun appartamento presente sulla colonna di sinistra, bisognerà associarlo ai rispettivi appartamenti nella sezione ID del campo richiesto in Vikey.

Una volta inserite tutte le credenziali all’interno dei tre campi richiesti e dopo aver associato gli appartamenti, l’automatismo inizierà a funzionare.

Dove posso vedere le ricevute delle schedina inviate al sito della questura?

Potranno essere visualizzate le ricevute dei corretti invii delle schedine, nella sezione Ricevute sempre recandosi in Amministrazione > Burocrazia > Portale Alloggiati. Queste sono generate dopo 12/24 h dall’avvenuto invio e sono scaricabili in formato pdf.

Come posso monitorare il corretto invio al Portale Alloggiati Web?

Per verificare l’invio della schedina, bisognerà recarsi nella sezione Documenti e Burocrazia della prenotazione.

Due sono gli esiti che possono verificarsi:

Il corretto invio della schedina (“OK”)

2. Schedina in “Error”

Nel caso in cui l’invio al portale alloggiati fallirà per via di un errore, l’host verrà avvertito con una mail da parte di Vikey e, all’interno della dashboard, nella prenotazione, apparirà accanto a Risultato: Error. Cliccando sul tab “Vedi risultato” si avrà la possibilità di visualizzare che tipo di errore si è verificato.

Vediamo alcuni errori comuni e come risolverli, stato invio schedina: ERROR

Invio forzato della schedina

L’errore più comune è quello di forzare l’invio cliccando su “Invia schedina” prima della data di check-in prevista nella prenotazione. Questo perché non è possibile dichiarare la presenza degli ospiti prima del loro arrivo. Inoltre è bene ricordare che, dal momento in cui si aggiungono le credenziali e si crea il collegamento, l’invio è automatico e l’host non deve provvedere all’invio manuale.

Dati degli ospiti non corretti

Gli errori più frequenti sono legati all’inserimento dei dettagli dei documenti da parte del cliente durante la procedura di check-in (“Schedina campo non corretto”). Per questo é bene che l’host verifichi che i dati e i codici dei documenti nella foto, corrispondano a quelli inseriti nei campi della schedina dal cliente. Dunque è sempre raccomandabile scaricare prima i documenti per verificarli e in caso modificarli per poi darne l’approvazione finale. E’ possibile farlo anche da App Vikey Host.

L’ID errato

Più particolare è il caso in cui avvenga la segnalazione dell’errore: “the ID is not 0 and the apartment is not multi”. Questo potrebbe essere legato al fatto che l’ID inserito in fase di associazione degli appartamenti non sia corretto o che l’appartamento non risulti presente all’interno del Portale Alloggiati. In quest’ultimo caso bisogna verificare, entrando nella propria utenza Portale Alloggiati Web, che sia presente il nome della struttura e la relativa anagrafica dell’appartamento. La mancanza può essere corretta, aggiungendo manualmente nel PAW la struttura.

Dopo il ripristino degli errori, l’invio può essere tentato di nuovo cliccando su “Invia Schedina”. Questo può essere fatto entro le 24h dalla data di check-in prevista per la prenotazione.

Come comunicare la presenza di ospiti che vogliono aggiungersi ad un prenotazione già in essere o che si aggiungeranno solo in determinati giorni?

In questo caso, per permettere la comunicazione al Portale Alloggiati anche di questi ospiti, basterà creare una prenotazione manuale ad hoc per il numero di persone che si aggiungeranno recandosi nella propria dashboard in Prenotazioni > Nuova Prenotazione. I clienti effettueranno così la procedura di check-in e dopo l’approvazione dei documenti, anche la schedina relativa alla loro presenza sarà correttamente inviata al PAW.

Come disabilitare la registrazione di una prenotazione al Portale Alloggiati:

Se invece i documenti sono già stati richiesti, ma non si vuole comunque che la prenotazione sia inviata e registrata al PAW bisognerà:

1.Recarsi nella sezione “Prenotazioni” e aprire la prenotazione di interesse

2. Andare nella sezione “Documenti e Burocrazia”

3. Togliere la spunta dalla voce “Abilita prenotazione per export multiplo di “Portale Alloggiati”