Configurare il Master Pack

In questa guida ti spieghiamo come configurare al meglio i moduli inclusi nel tuo Master Pack.

Modulo INVIO AUTOMATICO DELLE SCHEDINE AL PORTALE ALLOGGIATI WEB

In questo video puoi vedere tutti i passaggi necessari per associare il tuo account del Portale Alloggiati Web in Vikey

Per consentire il collegamento tra Vikey e il Portale Alloggiati Web, è necessario innanzitutto disporre delle credenziali fornite dalla propria questura di riferimento.

Un volta ottenute, si può procedere al collegamento seguendo questi step:

Vai all’interno della tua Dashboard su my.vikey.it, nella sezione:

Amministrazione > Burocrazia > Portale Alloggiati

Clicca prima su Aggiungi inserendo le credenziali con cui si accede al Portale Alloggiati (Username e Password), insieme alla Chiave Web Service.

Dopo aver salvato l’azione, bisognerà cliccare sul tasto Associa appartamenti. Dovrai selezionare l’account appena creato dal menù a tendina e poi inserire l’ID associato agli appartamenti.

Dove posso reperire la CHIAVE WEB SERVICE all'interno della mia area del Portale Alloggiati Web?

Per reperire la Chiave Web Service, bisogna accedere all'area riservata del Portale Alloggiati Web (https://alloggiatiweb.poliziadistato.it/) utilizzando le proprie credenziali di accesso.

Una volta entrato nella propria area del Portale Alloggiati, nella sezione in alto a destra della “Pagina Iniziale” è possibile selezionare la voce inerente alla propria utenza e successivamente selezionare la voce “Chiave Web Service”. Da questa schermata puoi, selezionando il pulsante “Genera Nuovo Codice” generare un nuovo codice, una stringa alfanumerica. Si può a quel punto copiarla ed incollarla all’interno del campo richiesto sulla dashboard Vikey nella sezione Portale Alloggiati.

Dove posso reperire l'ID della mia struttura nellarea Portale Alloggiati web?

Se per il proprio account Portale Alloggiati è registrato un solo appartamento, l’ID da inserire sarà “0”. Questo vale anche per chi deve associare l’ID di diverse camere nella stessa struttura. Se le camere si trovano all’interno della stessa struttura, l’ID da inserire per ognuna sarà “0”.

Nel caso si gestissero più appartamenti, nell’utenza "Alloggiati Web" sarà attiva la sezione "Appartamenti". Qui si può vedere l'elenco degli appartamenti cliccando alla voce Appartamenti e successivamente Elenco, dal menu presente nella barra di navigazione superiore all'interno dell’ area riservata del Portale della Polizia.

Apparirà così l'elenco degli appartamenti registrati su Alloggiati Web:

Dopo aver preso nota dell'ID di ciascun appartamento presente sulla colonna di sinistra, bisognerà associarlo ai rispettivi appartamenti nella sezione ID del campo richiesto in Vikey.

Dove posso vedere le ricevute delle schedine inviate al sito della questura?

Potranno essere visualizzate le ricevute dei corretti invii delle schedine, nella sezione Ricevute sempre recandosi in Amministrazione > Burocrazia > Portale Alloggiati. Queste sono generate dopo 12/24 h dall’avvenuto invio e sono scaricabili in formato pdf.

Come posso monitorare il corretto invio al Portale Alloggiati Web?

Per verificare l’invio della schedina, bisognerà recarsi nella sezione Documenti e Burocrazia della prenotazione.

Due sono gli esiti che possono verificarsi:

Il corretto invio della schedina (“OK”)

2. Schedina in “Error”

Nel caso in cui l’invio al portale alloggiati fallirà per via di un errore, l’host verrà avvertito con una mail da parte di Vikey e, all’interno della dashboard, nella prenotazione, apparirà accanto a Risultato: Error. Cliccando sul tab “Vedi risultato” si avrà la possibilità di visualizzare che tipo di errore si è verificato.

Errori invio schedine

Invio forzato della schedina

L’errore più comune è quello di forzare l’invio cliccando su “Invia schedina” prima della data di check-in prevista nella prenotazione. Questo perché non è possibile dichiarare la presenza degli ospiti prima del loro arrivo. Inoltre è bene ricordare che, dal momento in cui si aggiungono le credenziali e si crea il collegamento, l’invio è automatico e l’host non deve provvedere all’invio manuale.

Dati degli ospiti non corretti

Gli errori più frequenti sono legati all’inserimento dei dettagli dei documenti da parte del cliente durante la procedura di check-in (“Schedina campo non corretto”). Per questo é bene che l’host verifichi che i dati e i codici dei documenti nella foto, corrispondano a quelli inseriti nei campi della schedina dal cliente. Dunque è sempre raccomandabile scaricare prima i documenti per verificarli e in caso modificarli per poi darne l’approvazione finale. E’ possibile farlo anche da App Vikey Host.

ID errato

Più particolare è il caso in cui avvenga la segnalazione dell’errore: “the ID is not 0 and the apartment is not multi”. Questo potrebbe essere legato al fatto che l’ID inserito in fase di associazione degli appartamenti non sia corretto o che l’appartamento non risulti presente all’interno del Portale Alloggiati. In quest’ultimo caso bisogna verificare, entrando nella propria utenza Portale Alloggiati Web, che sia presente il nome della struttura e la relativa anagrafica dell’appartamento. La mancanza può essere corretta, aggiungendo manualmente nel PAW la struttura.

Dopo il ripristino degli errori, l’invio può essere tentato di nuovo cliccando su “Invia Schedina”. Questo può essere fatto entro le 24h dalla data di check-in prevista per la prenotazione.

Per approfondimenti puoi guardare la guida integrale qui:

Leggi la guida integrale sul Portale Alloggiati Web

Modulo CALCOLO AUTOMATICO DELLA TASSA DI SOGGIORNO

Da Vikey puoi richiedere il pagamento della tassa di soggiorno. In questo modo, agli ospiti verrà richiesto di pagare la tassa durante la procedura di check-in Vikey. L’importo pagato dagli ospiti verrà accreditato sul tuo conto corrente. Dovrai provvedere poi a versare questi importi al comune.

Di seguito, trovi tutti i passaggi da effettuare per poter richiedere la tassa di soggiorno tramite Vikey.

Guarda il video su come attivare Stripe e impostare la tassa di soggiorno

Attivare Stripe

Per richiedere qualsiasi pagamento attraverso il portale Vikey occorre prima attivare e/o associare un account Stripe.

Seleziona la voce “Amministrazione” e poi “Stripe Connect” dal menù sulla sinistra della dashboard e cliccare poi su “attiva connessione stripe”.

Step 2

Completa la procedura di creazione dell’account Stripe. Se hai già un account, effettua l’accesso e verrai rimandato su Vikey.

Come indicato nella sezione Stripe Connect, per ogni pagamento gestito tramite Vikey verrà applicata una commissione del 3%.

Il fornitore di pagamenti (Stripe) applica delle proprie commissioni, che possono variare in funzione della tipologia di circuito/carta utilizzata.

Dovrai rivolgerti al fornitore di pagamenti (Stripe) in caso di contestazioni, contenziosi o richiesta rimborsi.

Impostare il calcolo automatico della city tax

Affinché la tassa di soggiorno venga calcolata in maniera automatica, bisogna impostare i parametri ad essa relativi quali il costo e le varie fasce di esenzione relative all’età e alla residenza.

Step 1

Seleziona la voce appartamenti dal menù sulla sinistra della dashboard e clicca sull’appartamento per cui si desidera impostare la tassa di soggiorno.

Step 2

Seleziona la voce tasse
Clicca su aggiungi

Step 3

In base alle direttive dei propri comuni, Impostare i vari parametri quali:
Periodo di validità annuale
periodo per il quale è previsto il pagamento della tassa di soggiorno presso il proprio comune

Aggiungi un costo fisso solo se previsto

se utilizza invece un metodo di calcolo, lasciare 0€ nel costo fisso, e selezionare un metodo di calcolo

Seleziona il metodo di calcolo utilizzato
se “metodo per persona per notte” oppure “metodo percentuale sul prezzo” e se viene utilizzata la “somma” o il “valore massimo” di questi metodi.

Seleziona “somma” solo in caso abbia selezionato più di uno dei metodi sovrastanti, ad esempio “metodo per persona per notte” e metodo percentuale sul prezzo”

Mi raccomando a meno che non sia espressamente richiesto dal tuo comune, non occorre inserire sia il costo fisso che il metodo per persona per notte. Se si applicano entrambi i paramenti verrà sommato al costo per persone per notte il costo fisso inserito. Ad esempio se viene inserito il costo fisso di €3,00 e poi inserito anche un costo per persona per notte di €1,00 e riceviamo una prenotazione per due notti con un solo ospite verrà applicato il seguente calcolo:

€1,00 + €1,00 per le due notti + €3,00 di costo fisso inserito per un totale di €5,00.

Se l'ospite non deve pagare il costo fisso ma solamente il costo per persona per notte allora va lasciato in bianco il relativo slot. In questo caso sempre per la stessa prenotazione verrà il seguente calcolo:

€1,00 + €1,00 per le due notti per un totale di €2,00

Step 4

Una volta impostato il metodo di calcolo, ad esempio per il comune di Roma “metodo per persona per notte” indicare:
Prezzo per persona
Massimo numero di giorni per cui viene richiesto il pagamento della tassa di soggiorno
Se presente, esenzione di fasce di età, indicando fino a che anno sono esenti (età inserita compresa nell’esenzione) e la riduzione (es. 0 se non paga e 30 se paga il 30%)
Se presente, esenzione residenza, indicando la nazione e il comune interessati e la riduzione (es. 0 se non paga e 30 se paga il 30%)

Leggi la guida integrale qui

Leggui qui la guida completa sulla tassa di soggiorno

Modulo CONTRATTI

Il Modulo Contratti, offre la possibilità di caricare un template di un contratto di locazione e privacy che si va ad auto compilare con i dati inseriti dagli ospiti durante il check-in online. Gli ospiti potranno firmare per accettazione usando anche (se viene selezionato) il metodo OTP.

Dove inserire il contratto sulla dashboard:

recarsi nella sezione Amministrazione
Contratti
Nuovo Contratto

Selezionare l’account
Dare un Titolo al contratto

Dopo essere entrati all’interno del contratto, bisognerà selezionare la lingua > Lingua Attiva > si attiveranno due box.

Nel box Titolo contratto: bisogna inserire il titolo del contratto.

Nel box Corpo del contratto: bisogna inserire il corpo del testo.

Il contratto non verrà compilato dagli ospiti, ma solo accettato.

E’ possibile popolare il testo con i tag disponibili che si auto compileranno con i dati inseriti dai clienti in fase di check-in:

Per poter richiedere la firma del contratto, bisognerà recarsi in Amministrazione > Integrazioni > cliccare sull’integrazione seguendo le istruzioni che trovi di seguito

Leggi la guida completa sui contratti qui

Modulo VERIFICA AUTOMATICA DEI DOCUMENTI

Impostare la verifica automatica dei documenti nella singola prenotazione

Per attivare il modulo all'interno delle singole prenotazioni, segui la procedura:

Step 1

Vai in “Prenotazioni” e clicca sulla prenotazione desiderata

Step 2

Vai nella sezione “Check-in online”
Spunta la voce “Attiva verifica automatica documenti ospiti”

perché il riconoscimento vada a buon fine, devi richiedere la foto solo dell'ospite principale, perché solo di quest'ospite vengono chiesti i documenti.

Se vuoi richiedere i documenti di tutti gli ospiti devi creare un check-in personalizzato, dove richiederai i documenti di tutti gli ospiti.

Impostare la verifica automatica dei documenti nelle integrazioni

Clicca su “Amministrazione” e poi “Integrazioni"

Step 2

Clicca sull’annuncio o l'integrazione che vuoi modificare
Si aprirà una schermata come quella sottostante
Clicca su “Modifica”

Step 3

Spunta la voce “Attiva verifica automatica documenti ospiti”

perché il riconoscimento vada a buon fine, devi richiedere la foto solo dell'ospite principale, perché solo di quest'ospite vengono chiesti i documenti.

Se vuoi richiedere i documenti di tutti gli ospiti devi creare un check-in personalizzato, dove richiederai i documenti di tutti gli ospiti.

Modulo CHANNEL MANAGER VIKEY

Ricorda che se non procedi alla configurazione e mappatura della tua struttura, non sarà possibile in alcun modo ricevere le prenotazioni dai portali e trasmetterle in Vikey.

Vuoi collegare il nostro channel manager Vikey con Booking.com?

In questa guida ti spieghiamo gil step necessari per poter collegare il nostro channel manager con il tuo account Booking.com

Leggi la guida completa su come collegare il tuo account Booking.com al nostro Channel Manager Vikey

Vuoi collegare il nostro channel manager Vikey con Airbnb?

In questa guida ti spieghiamo gil step necessari per poter collegare il nostro channel manager con il tuo account Airbnb

Leggi la guida completa su come collegare il tuo account airbnb con il nostro Channel Manager Vikey

Vuoi collegare VRBO e altri portali? La rpocedura è sempre la stessa, dovrai cliccare su crea per attivare il canale e cercare nella barra VRBO e gli altri partner attivabili

Se hai una soluzione composta in questo modo: profilo ingresso (perché hai i dispositivi installati) + stanza 1 e stanza 2, non dovrai attivare il channel manager Vikey anche sull'ingresso ma solo ed esclusivamente sulle stanze che vendi.

Ricorda che anche nel caso avessi dei profili di servizio, ponte, non dovrai attivare il channel manager Vikey per questi listing.

Il channel manager Vikey va attivato solo sulle stanze in vendita come sono ad esempio su booking.com

Modulo INTEGRAZIONI

Guarda il video su cone attivare l'integrazione

Potrai collegare il tuo channel manager, PMS e Airbnb direttamente a Vikey così da attivare l'importazione automatica delle prenotazioni in Vikey.

Dalla homepage di Vikey su my.vikey.it seleziona dal menù di sinistra la voce amministrazione e poi integrazioni.

Per attivare il collegamento clicca su aggiungi integrazione e scegli il canale da collegare a Vikey

Segui le istruzioni che compaiono durante la procedura

INTEGRAZIONE CON AIRBNB

Se effettui l’integrazione con airbnb, durante la procedura, dovrai inserire le credenziali del titolare dell’annuncio della struttura che vuoi collegare a collegare a Vikey; ciò è necessario affinché le prenotazioni vengano trasmesse sulla dashboard Vikey.

INTEGRAZIONE CON UN CHANNEL MANAGER O PMS

Se effettui l’integrazione con un channel manager o un pms, prima di iniziare la procedura,, dovrai chiedere alla loro assistenza se il tuo profilo è già abilitato all’integrazione con Vikey; solo dopo che avrai ricevuto conferma, potrai effettuare la procedura inserendo le credenziali che ti verranno richieste e che l’assistenza del tuo channel/pms ti avrà fornito.

Le prenotazioni di Airbnb non potranno ricevere messaggi da Vikey, se si collega un Channel Manager (tranne per Smoobu, Guesty, Lodgify, Ciaobooking, Avaibook). Per permettere l'invio di notifiche alle prenotazioni di Airbnb seguire la guida relativa

Leggi come collegare Airbnb se hai già un tuo Channel Manager

Ricorda che se hai Booking.com non è possibile attivare l'integrazione in quanto Booking permette questa tipologia di connessione solo ed esclusivamente tramite Channel Manager. Se desideri importare automaticamente in Vikey tutte le prenotazioni che ricevi su Booking allora dovrai attivare un tuo channel manager (consigliamo di sceglierlo tra la lista dei nostri partner) o dovrai attivare il nostro modulo

Leggi la guida su come integrare Booking.com con il Channel Manager Vikey

Dopo aver connesso i due portali apparirà una schermata come l’immagine sottostante.

clicca sul profilo di una camera al fine di creare la connessione

clicca su aggiungi integrazione

inserisci tutti i campi richiesti

Al fine di attivare correttamente la procedura del check-in online e della comunicazione tramite mail con gli ospiti occorre OBBLIGATORIAMENTE abilitare le voci invia mail e invio documenti

Notifica alla creazione

riguarda l'email del check-in online e viene inviata appena la prenotazione viene trasmessa sulla dashboard (anche se la data del soggiorno è tra diversi mesi

Notifica a 7, 3, 1 giorno dal check-in

sono e-mail relative sempre alla procedura di check-in online ma vengono inviate all’ospite come remind solo nel caso in cui l’ospite non abbia ancora effettuato il check-in online come richiesto. Nel caso invece il Guest effettui subito la compilazione del check-in online allora questi remind non partiranno.

Mail di check-in completato 1 giorno prima del check-in

questa e-mail viene inviata solamente quando l'ospite completa la procedura di check-in online e vengono approvati i documenti. Si tratta di un remind per il tuo ospite con i dettagli della prenotazione

Richiedere i documenti ai tuoi ospiti

per richiedere il check-in online ai tuoi ospiti è indispensabile impostare la richiesta di invia docmenti

Nel caso lo desiderassi potrai anche richiedere in aggiunta la foto dei documenti sia solo dell'ospite principale che di tutti quanti

Ricorda che ai fini della legge le foto non sono indispensabili ma unicamente la compilazione delle schedine del portale alloggiati. Le foto possono essere uno strumento in più da utilizzare per confermare l'identità dei tuoi ospiti con quello che hanno compilato nelle schedine e la foto del documento che inviano.

Una volta che avrai confermato la prenotazione, ovvero i documenti ricevuti, le foto si autoelimineranno per rispettare la privacy dei tuoi Guest e non saranno pertanto più visibili.

Hai paura che il tuo ospite non legga le e-mail? Puoi attivare il bundle per selezionare l'invio della richiesta di check-in online sia via SMS che Whatsapp.

In questo modo potrai scegliere di inviare sia il messaggio che invita il tuo ospite a fare il check-in online che il messaggio con il link di apertura*

*in caso di attivazione del servizio opening Vikey

Leggi la guida su come attivare il bundle per inviare il link di apertura via sms+whatsapp

Leggi la guida su come attivare il bundle sms+whatsapp remind check-in online

Richiedi il pagamento del soggiorno e/o il pagamento dell'imposta di soggiorno (City Tax)

Se abilitato il collegamento con Stripe, puoi attivare la richiesta di pagamento del soggiorno e anche del pagamento della tassa di soggiorno. Potrai scegliere tra attivare la richiesta del pagamento per ogni portale o solo per alcuni canali di vendita

Leggi la guida su come collegare Stripe a Vikey

Leggi la guida su come collegare Stripe a Vikey

Leggi la guida per impostare il cacolo automatico della tassa di soggiorno

Imposta i parametri della tassa di soggiorno

Puoi pertanto richiedere i pagamenti solo per le prenotazioni provenienti da booking.com e/o airbnb.

Richiedi la firma del contratto

una volta creato il contratto nella sezione apposita della dashboard su my.vikey.it

sarà possibile abilitare la richiesta di invio e firma da parte degli ospiti.

Clicca sul menù a tendina e seleziona il contratto selezionato. Durante la procedura di check-in online, prima della conclusione, il tuo ospite vedrà il contratto da accettare digitalmente

Vikey ti offre la possibilità di richiedere la verifica in OTP, si tratta di una firma forte digitale. Verrà chiesto al tuo ospite di inserire un numero di cellulare sul quale arriverà un sms con 4 cifre che dovranno essere riportate sul contratto come autentificazione.

Leggi la guida completa sul contratto

Cosa succede se faccio delle modifiche all'integrazione dopo aver già importato le prenotazioni in Vikey?

Qualora volessi modificare le impostazioni, in un secondo momento, queste non saranno retroattive; avranno validità solo per le prenotazioni che riceverai dopo le modifiche.

Per tutte quelle già presenti sulla dashboard, dovrai procedere con la modifica manuale entrando all’interno di ognuna.

Nella sezione “notifiche”, potrai modificare eventualmente le varie comunicazioni che vuoi inviare e/o abilitare gli sms e i whatsapp

Nella sezione “check-in online”, potrai invece modificare le impostazioni relative ai pagamenti, all’invio dei documenti e alla firma del contratto.