A partir del martes 15 de diciembre, Vikey ya no permitirá tener dos estancias en las mismas noches en el mismo alojamiento. Cambian tres cosas:
Desde el panel ya no podrás guardar una reserva en noches que ya están ocupadas.
Desde los canales (Airbnb, Booking.com y otros, a través de tu channel manager o PMS), la reserva en conflicto llega igualmente, pero queda bloqueada: el huésped no recibe enlaces ni códigos hasta que lo resuelvas.
Limpieza y técnicos tienen un nuevo tipo de reserva, Mantenimiento/limpieza, sin check-in y sin comunicaciones a las autoridades.
Qué hacer ahora: antes del 15 de diciembre revisa tu calendario y resuelve los posibles overbookings que ya existan (ver "Qué hacer antes del 15 de diciembre").
Cuándo dos reservas se superponen
Dos reservas están en conflicto cuando son del mismo alojamiento y comparten al menos una noche.
Nunca están en conflicto:
el cambio en el mismo día: un huésped hace check-out y el siguiente hace check-in el mismo día;
las reservas canceladas;
las reservas de mantenimiento/limpieza.
Qué reserva sigue siendo válida
Sigue siendo válida la reserva hecha primero. Cuenta el día en que el huésped reservó, no el día de llegada.
Ejemplo
Huésped | Reservó el | Noches | Resultado |
Rossi | 1 de octubre | del 10 al 14 de noviembre | Válida |
Bianchi | 5 de octubre | del 12 al 15 de noviembre | En conflicto: las noches del 12 y el 13 ya son de Rossi |
Verdi | 6 de octubre | del 14 al 17 de noviembre | Válida: llega el día en que Rossi se va |
Bianchi está en conflicto porque reservó después de Rossi y comparte con él dos noches. Verdi, en cambio, no causa problemas: el 14 Rossi sale y Verdi entra, es un cambio normal en el mismo día.
Reservas introducidas desde el panel
Esta sección trata de las reservas que creas tú manualmente en Vikey.
Cuando creas una reserva, o cambias su alojamiento o sus fechas, Vikey comprueba enseguida que las noches estén libres. Si no lo están, la reserva no se guarda y aparece el mensaje "Reserva duplicada".
Siempre puedes modificar otros datos de una reserva existente, como el nombre o el teléfono del huésped: la comprobación solo se activa cuando cambian el alojamiento o las fechas.
Si aparece "Reserva duplicada"
Mira en el calendario qué reserva ocupa ya esas noches.
Elige la solución adecuada:
si te equivocaste de fechas, corrígelas;
si es un duplicado de la misma reserva, cancélalo;
si en realidad tienen que entrar el personal de limpieza o técnicos, crea una reserva de mantenimiento/limpieza (ver la sección correspondiente).
Reservas desde channel manager y PMS
Esta sección trata de las reservas que no introduces tú manualmente, sino que llegan de forma automática desde Airbnb, Booking.com u otros portales a través de tu channel manager, PMS o motor de reservas.
Estas reservas se crean siempre, porque el portal ya se las ha confirmado al huésped. Sin embargo, si se superponen a una reserva hecha antes, Vikey pone su estado de check-in en "Bloqueada" y te envía un email de overbooking. El email se envía aunque hayas desactivado el envío de emails para esa reserva.
Qué pasa mientras la reserva está bloqueada
Para quién | Qué pasa |
Tú (anfitrión) | No puedes activar el check-in online en esa reserva. |
Huésped | No recibe ningún mensaje automático (email, SMS, WhatsApp y otros canales): ni enlace de check-in ni códigos de acceso. |
Huésped | Si abre igualmente el enlace del check-in, no puede avanzar en ningún paso. |
Huésped | Si pregunta al asistente de IA, recibe como respuesta que el check-in está bloqueado y que contacte con el anfitrión. |
Cómo se desbloquea
El desbloqueo es automático. En cuanto desaparece el conflicto, la reserva vuelve a la normalidad y el check-in se reanuda, sin hacer nada en Vikey. El conflicto desaparece cuando:
cancelas una de las dos reservas;
mueves una de las dos a fechas libres;
el portal actualiza las fechas de la reserva.
Atención: los mensajes omitidos no se reenvían
Los mensajes automáticos que debían enviarse mientras la reserva estaba bloqueada no se envían después del desbloqueo. Si resuelves el conflicto poco antes de la llegada, envía al huésped el enlace del check-in manualmente.
Reservas de mantenimiento/limpieza
Es un nuevo tipo de reserva para quien tiene que entrar en el alojamiento sin ser un huésped: empresas de limpieza, técnicos, personal de mantenimiento. Solo sirve para dar acceso a la propiedad.
Cómo se activa
Cuando crees la reserva desde el panel, activa la opción "Reserva de mantenimiento/limpieza".
Qué hace
Sin check-in online: la reserva está lista desde el principio; no se piden documentos, contrato ni pagos.
Sin comunicaciones a las autoridades: no se envía a SES Hospedajes (España), Alloggiati Web, Ricestat, ISTAT Sicilia, ISTAT Trento ni Ubyport (República Checa).
Sin conflictos: puede superponerse a una estancia, por ejemplo para una limpieza durante una estancia larga, y no bloquea las reservas de los huéspedes.
Límite
La opción está disponible solo para las reservas creadas en Vikey. Una reserva que llega desde un channel manager o PMS no se puede convertir en mantenimiento/limpieza: si lo intentas, aparece un mensaje de error que lo indica.
Consejo: registra siempre las limpiezas con esta opción, así no ocupan el calendario de los huéspedes y no se comunican a las autoridades.
Qué hacer antes del 15 de diciembre
El 15 de diciembre, las superposiciones que ya estén en el calendario se bloquearán inmediatamente, sin email de aviso. Los huéspedes afectados no recibirán enlaces ni códigos hasta que lo resuelvas.
Para evitarlo:
Abre el calendario y revisa las próximas semanas, alojamiento por alojamiento.
Busca estancias que compartan al menos una noche en el mismo alojamiento.
Para cada superposición, cancela o mueve la reserva equivocada.
Si una de las dos es en realidad una limpieza introducida en Vikey, conviértela en reserva de mantenimiento/limpieza.
Preguntas frecuentes
Tengo un check-out y un check-in el mismo día: ¿Vikey lo bloquea? No. El cambio en el mismo día es normal y no cuenta como superposición.
Dos reservas están en conflicto: ¿cuál sigue siendo válida? La que se hizo primero, según el día en que el huésped reservó y no el día de llegada.
He recibido un email de overbooking: ¿qué tengo que hacer? Una reserva llegada desde los portales se superpone a otra. Cancela o mueve una de las dos: la reserva se desbloquea sola. Si la llegada está cerca, envía el enlace del check-in manualmente.
¿Tengo que desbloquear yo la reserva en Vikey? No. En cuanto desaparece el conflicto, el desbloqueo es automático.
¿Puedo convertir en limpieza una reserva que llega de Airbnb o Booking.com? No. La opción de mantenimiento/limpieza solo vale para las reservas creadas en Vikey.
¿Una limpieza durante una estancia larga bloquea la reserva del huésped? No. Las reservas de mantenimiento/limpieza pueden superponerse a las estancias sin crear conflictos.
Para cualquier otra duda, contacta con nuestro equipo de soporte.